不要等到3.15之后才想起開(kāi)會(huì)，高效會(huì)議有講究！

3.15消費(fèi)者權(quán)益日晚會(huì)一過(guò)，幾家歡喜幾家愁，不知有多少人忘記給央X續(xù)費(fèi)，導(dǎo)致連夜加班開(kāi)會(huì)，爭(zhēng)分奪秒做公關(guān)，引導(dǎo)輿論，真是苦了公關(guān)汪。這個(gè)時(shí)候一場(chǎng)高效的會(huì)議就顯得十分重要，但要開(kāi)好一場(chǎng)高效的會(huì)議并不是那么簡(jiǎn)單，雖然我們都知道時(shí)間的供給是沒(méi)有彈性的，而且也沒(méi)有替代品，但我們最不擅長(zhǎng)的還是管理自己的時(shí)間，并進(jìn)行合理安排。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，有30%的職場(chǎng)人士認(rèn)為他們參加的會(huì)議毫無(wú)意義，28.2%的人每天要參加1到5個(gè)小時(shí)不等的會(huì)議。可見(jiàn)，高效會(huì)議的重要性，不妨先來(lái)看看國(guó)外一些CEO的開(kāi)會(huì)理念。

1、國(guó)外CEO們的會(huì)議理念

一名匿名的特斯拉員工這樣形容與CEO馬斯克會(huì)面的：“當(dāng)我們和他見(jiàn)面的時(shí)候，我們都做好了準(zhǔn)備。因?yàn)槿绻銢](méi)有，他會(huì)讓你意識(shí)到這點(diǎn)。如果他問(wèn)了個(gè)非常合理的跟進(jìn)問(wèn)題而你沒(méi)法回答，小心死得很難看，所以，員工開(kāi)會(huì)前應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備。”

據(jù)《財(cái)富》雜志報(bào)道，F(xiàn)acebook首席運(yùn)營(yíng)官雪莉·桑德伯格會(huì)隨著會(huì)議進(jìn)程一項(xiàng)項(xiàng)劃掉已經(jīng)討論過(guò)的事項(xiàng)，如果一頁(yè)紙上寫(xiě)的所有要點(diǎn)都討論過(guò)了，她就把那一頁(yè)撕掉，翻到下一頁(yè)，她喜歡嚴(yán)格遵守會(huì)議議程。

在 “亞馬遜領(lǐng)導(dǎo)守則”中有這么一條：“領(lǐng)導(dǎo)有義務(wù)在有不同觀點(diǎn)時(shí)禮貌地挑戰(zhàn)他人的觀點(diǎn)，即使這樣做令人不快或非常累。領(lǐng)導(dǎo)需要堅(jiān)定不拔，絕不為了社交凝聚力妥協(xié)。一旦作出決定，他們就應(yīng)該全情投入。”CEO杰夫·貝索斯認(rèn)為開(kāi)會(huì)就是要爭(zhēng)論。

據(jù)管理學(xué)專(zhuān)家Peter Drucker指出，通用汽車(chē)CEO斯隆在正式會(huì)議中甚少發(fā)言，通常只在會(huì)上簡(jiǎn)要地宣布會(huì)議目的，然后就聽(tīng)別人講話；會(huì)后，他會(huì)給員工發(fā)送跟進(jìn)備忘錄，提出行動(dòng)計(jì)劃。

在Evernote（印象筆記），每場(chǎng)會(huì)議上都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)與會(huì)議不相干的員工，這是公司故意為之。CEO利賓解釋說(shuō)：“他們參加會(huì)議是為了消化吸收討論內(nèi)容。他們不僅僅只是觀眾，他們也要說(shuō)話提問(wèn)；開(kāi)會(huì)也是培養(yǎng)員工的好機(jī)會(huì)。”

可見(jiàn)，CEO們開(kāi)會(huì)都喜歡會(huì)前充分準(zhǔn)備，制定會(huì)議日程，會(huì)上傾聽(tīng)討論，會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)，甚至把開(kāi)會(huì)作為培養(yǎng)員工的途徑。

2、高效會(huì)議三部曲

一、確定主題，定好議程，做好準(zhǔn)備

會(huì)議要明確主題，并事先通知與會(huì)人員；會(huì)前，把議程材料提前發(fā)給與會(huì)人員，強(qiáng)調(diào)需要重點(diǎn)討論的部分，如有必要可提前溝通，避免會(huì)上論而無(wú)果；并做好會(huì)議輔助設(shè)施的準(zhǔn)備。

二、主持開(kāi)場(chǎng)，討論記錄，解決問(wèn)題

主持人就會(huì)議紀(jì)律做聲明，介紹會(huì)議流程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議目的，主持發(fā)言開(kāi)展討論，并就達(dá)成的決議做好記錄，并當(dāng)眾宣讀確認(rèn)，沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

三、會(huì)后跟蹤，監(jiān)督執(zhí)行，實(shí)時(shí)反饋

會(huì)議進(jìn)入結(jié)束流程后，需要對(duì)會(huì)議達(dá)成的決議進(jìn)行宣布確認(rèn)；會(huì)后，對(duì)討論形成的解決方案要有跟蹤，跟進(jìn)執(zhí)行情況，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能落實(shí)。

當(dāng)然，如果是跨地域性會(huì)議，選擇靠譜的電話或者視頻會(huì)議產(chǎn)品顯得十分重要，比如263的電話會(huì)議和視頻會(huì)議產(chǎn)品等，要不然一個(gè)重要會(huì)議可能就因?yàn)橐粋€(gè)工具毀了，得不償失。

3、最后的建議

我們都經(jīng)歷過(guò)冗長(zhǎng)無(wú)聊甚至跑題的會(huì)議，更別說(shuō)像3.15這樣的日子，所以有效控制會(huì)議時(shí)間也是很重要的，如果你想讓有效的時(shí)間產(chǎn)出價(jià)值最大化，還可以參考三星的開(kāi)會(huì)法則：凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備；凡是會(huì)議，必有主題；凡是會(huì)議，必有紀(jì)律；凡是會(huì)議，必有議程；凡是會(huì)議，必有結(jié)果；凡是開(kāi)會(huì)，必有訓(xùn)練；凡是開(kāi)會(huì)，必須守時(shí)；凡是開(kāi)會(huì)，必有記錄；凡是散會(huì)，必有事后追蹤。